Referenties

Onderstaand een aantal voorbeelden van door mij uitgevoerde projecten die een beeld geven van mijn ervaring en aanpak.


Ministerie van Justitie en Veiligheid

Blockchain

Uitvoeren van een verkenning naar de mogelijke meerwaarde van blockchain technologie bij de ondersteuning van samenwerking tussen partners vanuit Justitie, Zorg en Lokaal Bestuur bij het signaleren, analyseren en oplossen van maatschappelijke problemen.

Geïnteresseerd hoe dit afloopt? Op mijn blog vertel ik over de voortgang van dit project en andere ontwikkelingen.


Stichting Halt

Outsourcing | Blockchain | Best Value
  1. Inrichten IT-governance en ICT-regieorganisatie.
  2. Europese aanbesteding ICT-dienstverlening via methode Best Value (Prestatie-inkoop).
  3. Europese aanbesteding nieuw zaaksysteem via methode Best Value (Prestatie-inkoop).
  4. Pilot inzet van blockchain voor de (jeugd)strafrechtketen.

De Stichting Halt heeft de wettelijke taak tot het uitvoeren van de Halt-interventie die is bedoeld voor jongeren tussen de 12 en 18 jaar die voor het eerst in aanraking komen met Justitie. Halt is ontstaan uit een juridische fusie van 17 Halt-organisaties met elk hun eigen ICT-voorzieningen. Eind 2016 ben ik gevraagd om een advies op te stellen voor een strategische heroriëntatie op de ICT met als doel kosten besparen, efficiency verhogen en complexiteit verminderen.

Aanpak

Na een analyse van het vraagstuk was de kern van het probleem snel duidelijk zodat ik een paar weken later mijn advies kon aanbieden aan het bestuur. Geen woorden maar daden moet het management hebben gedacht en dit resulteerde direct in een forse en structurele besparing op de ICT-kosten. Mijn advies voor de korte termijn werd dus opgevolgd en de eerste winst was binnen! Halt vroeg mij de aanbevelingen voor de middellange termijn te valideren in een businesscase en een plan op hoofdlijnen. De businesscase en het plan zijn goed ontvangen getuige een van de reacties: ‘ik heb geen verstand van ICT maar ik geloof waarachtig dat ik het nu begrijp’.

De kern van mijn aanpak is mij verdiepen in de organisatie, de cultuur en de medewerkers. Wat werkt wel en wat werkt niet? Door de bedoeling van Halt te doorgronden en taken, doelen, belangen, risico’s en financiën onderling en in samenhang af te wegen, kon ik koers uitzetten naar een praktische oplossing met draagvlak.

Het plan is om eerst ‘het huis op orde” te brengen en daarmee ‘rust in de tent’. Vervolgens gaan we op gecontroleerde wijze de levering van ICT-diensten uitbesteden aan één strategische ICT-dienstverlener die door de nieuw te vormen ICT-regieorganisatie wordt aangestuurd. Halt richt zich op het vraagmanagement en de leverancier op de vertaling daarvan in efficiënte, gebruiksvriendelijke en betaalbare ICT-voorzieningen.

Resultaten

  • Exploitatiekosten ICT van > 13% van de totale begroting naar < 8%.
  • Rechtmatige ICT-contracten.
  • ICT compliant aan (Europese) wet- en regelgeving.
  • Ingerichte IT-controls.

Geïnteresseerd hoe dit afloopt? Op mijn blog vertel ik over de voortgang van dit project en andere ontwikkelingen.


AkzoNobel

Global Datacenter Services
  1. Structurele kostenverlaging server, storage en backup kosten.
  2. Fixed-date, fixed-price en fixed-result.

AkzoNobel is een Nederlandse multinational met activiteiten op het gebied van verven en lakken en specialistische chemicaliën. In 2011 heeft Akzo het programma Global Datacenter Services (GDS) geïnitieerd met als doel een structurele kostenverlaging van de server, storage en backup kosten met minimaal 30%. Dit fixed-date, fixed-price en fixed-result programma is gestart op 1 juni 2011, de deadline was uiterlijk 12 oktober 2011. Medio juli werd duidelijk dat de gekozen aanpak niet zou leiden tot het gewenste resultaat en ben ik gevraagd om het programma weer terug op de rails zetten.

Aanpak

Ik ben midden in de vakantieperiode gestart met de opdracht het GDS-programma door te starten en op tijd te realiseren. Op voorhand was weinig geregeld: geen realistisch plan of planning, geen specificaties, geen architectuur en de meeste engineers waren op vakantie. Ook de beheerders in de Global Datacenters (India, Polen en het Verenigd Koninkrijk) waren nog niet eerder betrokken. Alleen de kwaliteitsvereisten, het budget, de eventuele boete en de opleverdatum waren in beton gegoten. Na een periode van ‘goed lezen en luisteren’ heb ik een nieuw projectteam geformeerd, de programma governance ingericht, stakeholders betrokken en een praktisch plan opgesteld. Het was een uitdaging om de inmiddels zeer kritische opdrachtgever daarvan te overtuigen.

Op tijd en binnen budget

Op 29 september 2011 ben ik er samen met mijn team in geslaagd om het GDS-programma op tijd en binnen budget op te leveren. Om de verloren tijd in te halen was het noodzakelijk de teams te motiveren om vijf weekenden op zaterdag en zondag door te werken. Door optimalisatie van fysieke naar virtuele servers en een efficiënte inrichting van storage en backup, is een structurele kostenverlaging van meer dan 37% gerealiseerd. Het resultaat was boven verwachting van de inmiddels enthousiaste opdrachtgever.

Resultaten

  • Kostenreductie van meer dan 37%.
  • Opdracht conform planning gerealiseerd.
  • Opdracht binnen budget gerealiseerd.
  • Tevreden opdrachtgever.

Succesfactoren

De kracht van de succesvolle interventie zat vooral in de goede (internationale) samenwerking. Iedereen wist precies wat wanneer van hem/haar werd verwacht. Door te sturen op de businesscase en concreet resultaten te laten zien, veranderde de houding van de opdrachtgever van sceptisch naar sponsor. De reactie van alle betrokken partijen na afloop van het programma was: ‘wow, wat een geweldige prestatie!’


CIZ

CIO-office | Best Value | Architectuur
  1. Inrichten IT-governance en CIO-office.
  2. Europese aanbesteding ICT-dienstverlening via methode Best Value (Prestatie-inkoop).
  3. Werken onder architectuur.

Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) beoordeelt onafhankelijk of burgers recht hebben op zorg via de Wet langdurige zorg. Het CIZ is daarbij afhankelijk van goed werkende ICT-voorzieningen. In 2014 stelt het CIZ vast dat de ICT-dienstverlening voortdurend tekortschiet waarna partijen in onderling overleg besluiten om de overeenkomst voor de levering van IT-diensten te beëindigen. Dit betekende dat het CIZ – als aanbestedingsplichtige overheidsinstelling – snel een nieuwe ICT-dienstverlener moest vinden.

Aanpak

Ik heb samen met het CIZ eerst een sourcingstrategie ontwikkelt gebaseerd op het principe dat succesvolle organisaties niet alles zelf doen. Ze regisseren en werken samen met andere partijen en combineren hun eigen kracht met de kracht van de markt. Een gevolg hiervan was dat de ICT-organisatie zou transformeren naar een regieorganisatie die niet alle detailkennis in huis hoeft te hebben, maar juist over kennis en expertise beschikt om gericht op de dienstverlening van leveranciers te kunnen sturen. Een heldere visie en strategie gaf ‘rust in de tent’ en een solide basis om op voort te bouwen.

We hebben eerst ‘het huis op orde gebracht’ door een CIO-office (ICT-regieorganisatie) in te richten met als kerntaak vraagarticulatie en –bundeling en werken onder architectuur. Hiermee is aan een belangrijke voorwaarde voldaan om op gecontroleerde wijze de levering van ICT-diensten te kunnen uitbesteden via een Europese aanbesteding.

De strategie was er ook op gericht om het onderscheidend vermogen van ICT-dienstverleners aan te spreken door naast de prijs een zwaar accent op kwaliteit te leggen. Hierbij is gebruik gemaakt van de methodiek van Best Value Procurement (of in het Nederlands: ‘Prestatie-inkoop’). De methodiek is erop gericht om de opdracht aan die ICT-dienstverlener te gunnen die met zijn inschrijving heeft aangetoond het beste de risico’s te minimaliseren en de kansen te benutten. Dit is gelukt en inmiddels maakt het CIZ gebruik van wendbare ICT met voorspelbaar resultaat en tegen aanvaardbare kosten.

Resultaten

  • ICT-kosten teruggebracht naar marktconform niveau.
  • Opdracht conform planning en binnen budget gerealiseerd.
  • Rechtmatige ICT-contracten.
  • ICT compliant aan (Europese) wet- en regelgeving.
  • Tevreden opdrachtgever.

Lessons learned

Breng eerst ‘het huis op orde’ en overweeg ‘Prestatie-inkoop’ als aanbestedingsmethode wanneer je als aanbestedende partij niet de expert bent of wilt zijn. Wees ervan bewust dat Best Value Procurement geen ‘aanbestedingstrucje’ is. De echte winst zit namelijk in de uitvoering en in de samenwerking gedurende de looptijd van het contract.