Best Value Procurement of Prestatie-inkoop

Best Value Procurement (BVP) of Prestatie-inkoop is een inkoopmethodiek waarbij de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. De methodiek Best Value is in het midden van de jaren negentig ontwikkeld door de Amerikaan Dean Kashiwagi van de Performance Based Studies Research Group van de Arizona State University.

Doelstellingen

  • De meeste waarde voor de laagste prijs bereiken.
  • Optimaal benutten van de expertise van beide partijen.
  • Denken vanuit het gezamenlijk belang (win-win).
  • Verminderen van risico’s door heldere planning.
  • Vereenvoudigen van besluitvorming en transacties.

Minder eisen, meer ruimte voor oplossingen

Het uitgangspunt van BVP is dat de inschrijvingen worden gewaardeerd volgens het principe dat de meeste waarde moet worden verkregen voor de laagste prijs. In BVP wordt het gebruikelijke principe om veel eisen te stellen aan de inschrijvende partij losgelaten en schrijft de aanbestedende dienst veel minder standaarden en minimumeisen voor. Zodoende wordt de kwaliteit van de opdracht gegarandeerd. Dit wordt bij BVP gedaan via een proces dat is opgedeeld in vier fasen:

  1. De voorbereidingsfase.
  2. De beoordelingsfase.
  3. De concretiseringsfase.
  4. De uitvoeringsfase.

Het selectie- en gunningsproces

De selectie van inschrijvers vindt plaats in de beoordelingsfase. Binnen het gehele selectieproces wordt de zogeheten ‘dominante informatie’ van de verschillende inschrijvers beoordeeld door een beoordelingscommissie van de aanbestedende dienst. Deze informatie wordt getoetst aan de deliverable en de doelstellingen en vervolgens wordt de hoogst gewaardeerde inschrijver geselecteerd en de opdracht voorlopig gegund.

In de concretiseringsfase geeft de beoogd opdrachtnemer een verdere onderbouwing van zijn plannen en werkt die in detail uit. Ook laat hij zien hoe hij de beloofde resultaten tijdens de uitvoering meetbaar maakt. Aan het eind van deze fase krijgt de beoogd opdrachtnemer de opdracht definitief toegekend.

De selectie- en gunningscriteria

Binnen een BVP-procedure zijn vijf selectie- en of gunningscriteria te herkennen: De prestatieonderbouwing, het risicodossier, het kansendossier, de prijs en de interviews. Zowel bij de prestatieonderbouwing als in het risicodossier wordt er getoetst aan de prestaties uit het verleden. Daarnaast wordt de kwaliteit van het personeel (sleutelfunctionarissen) als factor meegewogen.

Risico- en kansendossier

In het risicodossier geeft de inschrijver aan welke opdrachtgeversrisico’s hij ziet en hoe hij daarmee omgaat. Het gaat er dan om dat inschrijver aangeeft hoe hij de impact van deze risico’s denkt te minimaliseren, zonder deze risico’s over te nemen. Betreffende het kansendossier wordt bij BVP aan de inschrijver gevraagd wat voor kansen hij ziet en hoe hij die benut.

Interview van sleutelfunctionarissen

Aanbestedende diensten hebben wegens het gelijkheidsbeginsel slechts nauwe onderhandelingsruimte met inschrijvers bij een aanbesteding. Het houden van interviews past niet altijd in die nauwe ruimte. Met betrekking tot de geldende Europese aanbestedingsprocedures moet een interview dus meer worden gezien als middel extra informatie bij inschrijvers en niet als daadwerkelijk gunningscriterium. De resultaten uit een interview zullen namelijk in de regel niet direct verband houden met het voorwerp van de opdracht.

Wilt u meer weten over Best Value Procurement? Ik vertel u graag meer, per mail, telefoon of tijdens een afspraak. Laat mij weten wat uw vraag of verzoek is, dan neem ik zo snel mogelijk contact met u op.

U kunt natuurlijk ook zelf contact met mij opnemen via 06 – 1334 5753 of info@marcelensing.nl